Büroassistent:in
Werde Teil unseres Kölner Architektur Teams!
Unsere langjährige Kollegin in der Büroassistenz war herzlich und humorvoll, sie lachte gern und behielt in turbulenten Momenten den Überblick. Jetzt suchen wir eine neue Wohlfühlmanagerin: eine Persönlichkeit, die genauso belastbar wie freundlich ist, die den Humor nicht verliert – selbst wenn’s mal stressig wird.
Als Büroassistenz bist Du die erste Anlaufstelle für unsere Bauherrinnen und Bauherren, Geschäftspartner und Mitarbeitende. Mit Deinem freundlichen Wesen sorgst Du für einen warmen Empfang und dafür, dass sich alle bei uns gut aufgehoben fühlen – Du bist die gute Seele unseres Hauses.
Die Position ist ab sofort zu besetzen, mit mindestens 30 Wochenstunden an 5 Tagen. Dein Arbeitsplatz befindet sich in unserem zentralen Büro in der Kölner Innenstadt, in der Nähe der Ehrenstraße.
Standort
Arbeitsbeginn
Arbeitsumfang
Aufgaben
- Du bist die erste Kontaktperson für Gäste, Mitarbeitende – freundlich, professionell und verbindlich.
- In Abstimmung mit dem Büroleiter organisierst Du das Front- und Back Office – vom Empfang über das Büromanagement bis zur Postbearbeitung. Mit Schnittstellen zu Controlling und Personal unterstützt Du in der Kommunikation mit dem Düsseldorfer Team.
- Du kümmerst Dich um die Buchungen von Geschäftsreisen für unsere Mitarbeitenden, in Abstimmung mit unserer Düsseldorfer Zentrale.
- Du unterstützt bei der Recherche von nationalen und internationalen Bewerbungen (Wettbewerbe, Vergabeverfahren) gemeinsam mit dem Akquise Team hast Du einen Blick auf die Bearbeitung und Abgabe der einzureichenden Unterlagen.
- Du koordinierst Lieferanten und Dienstleister – zuverlässig und vorausschauend.
- Du gestaltest und organisierst interne Events mit.
- Du sorgst dafür, dass Büroorganisation und interne Abläufe reibungslos funktionieren.
Profil
- Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, Hotellerie- oder Veranstaltungsbereich, hast vielleicht bereits Erfahrung im Bauwesen oder in der Architektur – oder überzeugst uns als Quereinsteiger:in mit passender Berufserfahrung.
- Du bist offen, empathisch und serviceorientiert – mit Freude am Umgang mit Menschen.
- Du arbeitest selbstständig, zuverlässig und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
- Flexibilität, Teamgeist und gute Kommunikation sind für Dich selbstverständlich.
- Du kennst Dich mit MS Office und gängigen digitalen Tools aus.
- Du sprichst sehr gut Deutsch und Englisch.
Perspektiven
- Eine bunte Mischung – Wir beschäftigen ca. 35 Mitarbeitende in unserem Köln Büro und tauschen uns regelmäßig mit unseren Standorten in Deutschland, den Niederlanden, der Türkei und in China aus.
- Eine offene und kollegiale Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
- Intensives und strukturiertes Onboarding mit Mentoring und Newcomer-Event.
- Familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung - auch in Teilzeit, mit dem Fokus auf Präsenz im Büro, wie alle unsere Mitarbeitenden. Kreativität braucht direkten Austausch.
- Kontinuierliche Investition in externe und interne Weiterbildungen und Vorträge
- beste Verkehrsanbindung.
- Umfangreiches Angebot an Getränken, Müsli und Obst – auch für einen gemeinsamen Ausklang nach Feierabend.
- Get-together & Teamspirit – Wir kommen alle 14 Tage zusammen und tauschen uns bei einem gemeinsamen Frühstück aus. Darüber hinaus finden Sport- und Büroausflüge statt.
- Weitere Benefits: Bezuschussung Deines Dienstfahrrades oder eines Job-Tickets.